HILFE

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
Hier finden Sie Antworten zu häufig gestellte Fragen zur Digitalen Plantafel.

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Einstieg in die Digitale Plantafel


Fragen und Antworten zu Allgemeinen Funktionen

Wie ändere ich die Kalendereinstellungen?
  • Sie können den Kalender Ihrer FiliTime Plantafel Ihren Anforderungen anpassen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Kalendereinstellungen“ (Zahnrad-Symbol oben rechts unter dem „Logout“-Symbol).
  • In dem sich öffnenden Fenster können Sie die Regelarbeitszeit, die Anzeige der Kalendertage, sowie die Schriftgröße ändern.
Was sind Layouts und wie kann ich Sie erstellen?
  • Mit den Layouts haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Ansichten Ihrer Plantafel zu speichern. Dies ermöglicht Ihnen ein einfaches Wechseln zwischen verschiedenen Ansichten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Layouts verwalten“ (rechteckiges Symbol mit einem Stift darin, rechts oben unter der „Logout“ Schaltfläche).
  • In dem sich öffnenden Fenster können Sie die Layouts anlegen, umbenennen, löschen und die Details einsehen.
  • Beim Anlegen eines Layouts wird die momentane Ansicht als Layout gespeichert.
  • Die voreingestellte Ansicht ist immer diejenige, welche beim letzten Logout zu sehen war. Die Ansicht, die sie beim letzten Logout hatten, wird Ihnen auch beim nächsten Login angezeigt.

Wie kann ich Zuweisungsnotizen erstellen?
  • Im Gegensatz zu Projektnotizen, sind Zuweisungsnotizen Mitarbeiter- und Zeitbezogen.
  • Um eine Zuweisungsnotiz zu erstellen, klicken Sie auf die gewünschte Projektzuweisung bei dem gewünschten Mitarbeiter an, für die Sie eine Zuweisungsnotiz hinterlegen möchten (hierbei muss jedoch die Einzelbearbeitung aktiviert sein). In dem sich öffnenden Fenster (oben links und in der Projektfarbe angezeigt) können Sie in dem Feld „Notiz“ eine Information, eine Aufgabe oder Ähnliches verfassen. Zum übernehmen der Notiz drücken Sie auf speichern.
Welche Bedeutung hat die hellgrüne Markierung in der Plantafel?
  • Mit der hellgrünen Markierung wird der aktuelle Tag visuell hervorgehoben. Sie dient als nützliche Orientierungshilfe.
Was bedeutet eine rote Umrandung einer Projektzuweisung mit Warnsymbol?
  • Das Warnsymbol mit roter Umrandung der Projektzuweisung, bedeutet, dass Sie zeitliche Überschneidungen mehrerer Zuweisungen haben. Dies wird als Konflikt angezeigt und farblich hervorgehoben. Somit warnt Sie die Plantafel, dass Sie hier eventuell Änderungen vornehmen müssen.
Wie kann ich die Anzahl der angezeigten Kalenderwochen anpassen?
Wie kann ich mir mehr oder weniger Wochen im Kalender anzeigen lassen?
  • In der oberen Zeile der Digitalen Plantafel befinden sich zwei Lupen-Symbole nebeneinander, jeweils mit einem Plus („weniger Wochen anzeigen“) bzw. einem Minus („mehr Wochen anzeigen“).
  • Über diese zwei Symbole können Sie zwischen der Tagesansicht (kleinste anzeigbare Einheit) und der Acht-Wochen-Ansicht (größte anzeigbare Einheit) beliebig rein- und rauszoomen.
Wie lassen sich Projektzuweisungen zwischen Mitarbeitern verschieben?
  • In der Digitalen Plantafel lassen sich die Projektzuweisungen ganz einfach per Drag&Drop verschieben. So können Sie eine Projektzuweisung sowohl zwischen den Mitarbeitern, als auch zwischen den verschiedenen Zeiten hin und her schieben.
  • Hinweis: Abhängig von der aktiven Einstellung, können Sie per Drag&Drop entweder einzelne Zuweisungen, oder ganze Zuweisungsblöcke verschieben. Wenn die „Blockbearbeitung“ aktiv ist, werden alle Zuweisungen desselben Projektes, welche nach der von Ihnen angeklickten Zuweisung aufeinanderfolgend kommen, gleichzeitig als ein Block verschoben.
Wie kann ich mich in der Digitalen Plantafel in der Zeit vor und zurück bewegen?
  • In der Plantafel können Sie sich in der Zeit entweder mit den Schaltflächen „eine Woche zurück“ (Schaltfläche mit Pfeil nach oben) und „eine Woche weiter“ (Schaltfläche mit Pfeil nach unten), oder mit dem Scrollen des Mausrads bewegen.

Wie kann ich direkt zu einem bestimmten Kalendertag springen?
  • In der Zeile mit den Schaltflächen (oben, rechts neben der Schaltfläche „Projekt hinzufügen“) befindet sich die Schaltfläche „zu einem bestimmten Datum springen“ (geschwungener Pfeil im entgegengesetzten Uhrzeigersinn). Es öffnet sich ein Fenster mit einem Kalender. Klicken Sie das gewünschte Datum an und die Plantafel springt automatisch dorthin.


Fragen und Antworten zu Projektbezogenen Funktionen

Wie kann ich die Projektliste durchsuchen? Wie kann ich ein Projekt schnell finden?
  • Sie können über die Suchfunktion (Lupen-Symbol mit Eingabefeld), welche sich über der Projektliste und unter der Schaltfläche „Projekt hinzufügen“ befindet, ganz einfach nach dem Projektnamen oder der Projektnummer suchen lassen.

Wie kann ich ein Projekt nachträglich bearbeiten?
  • Klicken Sie in der Projektliste bei dem gewünschten Projekt auf das „Einstellungen“-Symbol (Zahnrädchen)
  • Es öffnet sich das Fenster „Projekt bearbeiten“. Hier können Sie Ihr Projekt umbenennen, die Projektdauer anpassen, die Projektfarbe ändern, Projektnotizen erstellen usw. Wenn Sie mit „OK“ bestätigen, werden alle Änderungen übernommen.
Wie weise ich ein Projekt meinen Mitarbeitern zu?
  • Wenn Sie ein Projekt erstellt haben, befindet es sich in der Projektliste auf der linken Seite der Plantafel.
  • Um das Projekt ihrem Mitarbeiter zuzuweisen, markieren Sie den gewünschten Zeitraum. Jeweils mit einem einfachen Klick den Beginn des gewünschten Zeitraumes (Feld wird hellblau) und das Ende des gewünschten Zeitraumes (Felder werden dunkelblau) anklicken. Danach klicken Sie das gewünschte Projekt an, um es dem markierten Feld zuzuweisen.
  • Wenn Sie nur ein Feld markieren möchten, dann reicht ein einfacher Klick auf das gewünschte Feld. Klicken Sie dann auf das Projekt um es dem Zeitraum und Mitarbeiter zuzuweisen.
  • Sie können auch alternativ das Projekt per Drag&Drop in die gewünschten Felder der Mitarbeiterspalte ziehen.
Wie ändere ich meine Projektzuweisungen?
  • Wenn Sie Projektzuweisungen ändern möchten, können Sie dies per Drag&Drop in der Plantafel machen. Somit können Sie eine Zuweisung demselben Mitarbeiter zu einem anderen Zeitpunkt, oder einem anderen Mitarbeiter zuweisen.
  • Wenn Sie die Dauer der Zuweisung ändern möchten, klicken Sie die Zuweisung mit einem einfachen Klick an. Nun können Sie den Anfang bzw. das Ende verschieben. Klicken Sie dazu den linken bzw. rechten Rand (in der Wochenansicht) oder den oberen bzw. unteren Rand (in der Tagesansicht) an. So können Sie nun in 15-Minuten-Takten die Zuweisungsdauer ändern. Durch anklicken der „Speichern“- Schaltfläche im Fenster oben links, bestätigen Sie die Änderung.
  • Sie können die Zuweisungsdauer auch per Hand eingeben. Klicken Sie dazu auf die gewünschte Zuweisung. Oben links öffnet sich nun ein Fenster in der Projektfarbe. Hier können Sie die Zuweisungsdauer ebenfalls ändern und per drücken der „Speichern“- Schaltfläche bestätigen.
Wo füge ich allgemeine Notizen meinem Projekt hinzu?
  • Sie können Projektnotizen entweder beim Erstellen eines Projektes, oder nachträglich hinzufügen. Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, haben Sie in dem Fenster „Projekt hinzufügen“ das Eingabefeld „Projekt-Notiz“. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“ und die Änderungen werden übernommen.
  • Wenn Sie nachträglich Notizen zu einem schon bestehenden Projekt hinzufügen möchten, klicken Sie auf das „Einstellungen“-Symbol (Zahnrädchen) des gewünschten Projektes. Sie sehen nun in dem sich öffnenden Fenster das Eingabefeld „Projekt-Notiz“. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“ und die Änderungen werden übernommen.
Wie kann ich meine Projekte kategorisieren?
  • Um ein Projekt einer Kategorie zuzuweisen, klicken Sie auf das „Einstellungen“-Symbol (Zahnrädchen) des gewünschten Projektes an. Unter der Farbauswahl befindet sich ein Kästchen mit der Bezeichnung „Kategorie“. Klicken Sie dieses an und wählen Sie eine Kategoriefarbe aus. Dazu wird eine vordefinierte Auswahl an Farben angezeigt.
  • Bei Bedarf klicken Sie auf die Schaltfläche „mehr Farben“ (erscheint, wenn Sie auf die Kategoriefarbe klicken) um eine beliebige Farbe auszuwählen.
  • Bestätigen Sie mit „OK“.
  • Sie sehen dann in Ihrem Kalender, dass neben der Projektfarbe auch die Kategoriefarbe als Marker am rechten Rand des Projektes und der Projektzuweisungen angezeigt wird.
Wie komme ich zur Projektübersicht?
  • Klicken Sie auf „Projekt bearbeiten“ (Zahnrädchen-Symbol) des Projektes in Ihrer Projektliste, für den Sie sich die Projektübersicht anzeigen lassen möchten.
  • In dem sich öffnenden Fenster sehen Sie unten rechts die Schaltfläche „Projektübersicht“
  • Wenn Sie die Schaltfläche anklicken, öffnet sich ein neues Fenster. Darin sehen Sie alle relevanten Informationen, wie z.B. Erstelldatum, vorgenommene Änderungen, die Zuweisungen des Projektes usw., auf einen Blick.
Wie kann ich Projektzuweisungen löschen?
  • Sie können Zuweisungen ganz einfach per Drag&Drop löschen. Sobald Sie eine Zuweisung anklicken und festhalten (Drag), erscheint unten links in Ihrer Plantafel ein Papierkorb. Ziehen Sie die zu löschende Zuweisung in den Papierkorb und lassen Sie die linke Maustaste los (Drop).
  • Die Zuweisung wird gelöscht und die Dauer der Zuweisung wird dem Projekt wieder gutgeschrieben.
  • Hinweis: Um einzelne Zuweisungen zu löschen, muss die Einzelbearbeitung aktiv sein. Ist die Blockbearbeitung aktiv, werden die nachfolgenden, zum selben Projekt dazugehörenden, Zuweisungen ebenfalls gelöscht.
Wie kann ich ein Projekt löschen?
  • Sie können Projekte nur dann Löschen, wenn sie keinem Mitarbeiter zugewiesen sind. Bestehen bereits Zuweisungen des zu löschenden Projektes, müssen Sie zunächst diese löschen (siehe: „Wie kann ich Projektzuweisungen löschen?“)
  • Bestehen für das zu löschende Projekt keine Zuweisungen, öffnen Sie das Fenster „Projekt bearbeiten“ (Zahnradsymbol des Projektes in Ihrer Projektliste). Hier finden Sie rot gefärbt die Schaltfläche „Löschen“.

Wie kann ich ein Projekt für mehrere Tage, Stunden & Mitarbeiter einplanen?
  • Markieren Sie mit einem einfachen Klick den Beginn (das Feld wird in einem hellblauen Farbton gefärbt). Klicken Sie nun mit einem weiteren einfachen Klick auf das gewünschte Ende (gesamte Fläche wird nun in einem dunkelblauen Farbton markiert). Diese Funktion ist auch Mitarbeiter übergreifend möglich.
  • Nun können Sie dem markierten Bereich ein Projekt aus Ihrer Projektliste mit einem weiteren einfachem Mausklick zuweisen.

Fragen und Antworten zu Mitarbeiterbezogenen Funktionen

Wie füge ich einen neuen Mitarbeiter hinzu?
  • In der Digitalen Plantafel befindet sich rechts oben die Schaltfläche „Neuen Mitarbeiter hinzufügen“ (Symbol: Person mit einem Plus Zeichen). Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, die Personalnummer eingeben und bei Bedarf die Gruppen- bzw. Abteilungszugehörigkeit angeben.
  • Wenn der Mitarbeiter einen eigenen Login haben soll, müssen Sie ihn als User anmelden. Dazu klicken Sie die das Kästchen „als User anmelden“ an und geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.
  • Nachdem Sie alle relevanten Daten eingegeben haben, bestätigen Sie mit „OK“.
  • Hinweis: Der neu angelegte Mitarbeiter wird nicht direkt nach seiner Erstellung in der Plantafel angezeigt. Dies hängt mit der Option „Anzahl der Mitarbeiter“ zusammen. Wie Sie diese ändern, finden Sie unter den Allgemeinen Funktionen unter „Wieso sehe ich nicht alle von mir angelegten Mitarbeiter“ bzw. „Wie kann ich mir mehr oder weniger Mitarbeiter anzeigen lassen“.
Wie bilde ich Teams, Gruppen oder Abteilungen?
  • Beim erstellen eines neuen Mitarbeiterprofils (siehe: „Wie füge ich einen neuen Mitarbeiter hinzu“) können Sie direkt den Mitarbeiter einer Gruppe oder einer Abteilung zuordnen. Falls Sie dies nachträglich machen möchten, so klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters auf der Plantafel. Gehen Sie dann auf „Bearbeiten“.
  • Es öffnet sich das Fenster „Mitarbeiter bearbeiten“. Hier können Sie ebenfalls die gewünschte Gruppe bzw. Abteilung eintragen.
Wie kann ich mir in der Digitalen Plantafel mehr oder weniger Mitarbeiter anzeigen lassen?
Wie kann ich die Reihenfolge der Mitarbeiter anpassen?
  • Rechts oben auf Ihrer Plantafel befindet sich die Schaltfläche „Mitarbeiter auswählen“ (rechteckiges Symbol mit drei Männchen darin). Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, öffnet sich ein Fenster mit den von Ihnen erstellten Mitarbeitern. Hier sehen Sie sowohl eine Auflistung der verfügbaren Mitarbeiter, als auch eine Auflistung der angezeigten Mitarbeiter. Mit den Pfeiltasten, welche sich zwischen diesen zwei Auflistungen befinden, lassen sich die Mitarbeiter hin und her schieben.
  • Um einen Mitarbeiter aus der „Verfügbar“-Liste in die „Angezeigt“-Liste zu verschieben, wählen Sie diesen aus und drücken Sie die Schaltfläche mit dem einfachen Pfeil nach rechts. Sie können auch alle Mitarbeiter verschieben, indem Sie den Doppelpfeil anklicken (hierbei ist keine Markierung vorab nötig).
  • In der „Angezeit“-Liste können Sie nun die Reihenfolge, in welcher die Mitarbeiter angezeigt werden sollen, festlegen. Der oberste Mitarbeiter wird ganz links in Ihrer Plantafel angezeigt, der unterste Mitarbeiter ganz rechts. Um die Reihenfolge zu ändern, markieren Sie den Mitarbeiter und betätigen Sie die Schaltflächen mit einem einfachen Pfeil nach oben oder unten.
  • Neben der „Mitarbeiter auswählen“ Schaltfläche befindet sich eine weitere Schaltfläche mit einer Ziffer (Ihre Anzahl der angezeigten Mitarbeiter) und einem Pfeil nach oben, sowie einem Pfeil nach unten. Über diese Pfeile können Sie sich mehr oder weniger Mitarbeiter (welche sich in Ihrer „Angezeigt“-Liste befinden) anzeigen lassen.

Wieso sehe ich nicht alle von mir angelegten Mitarbeiter?
Wieso werden nicht alle Mitarbeiter angezeigt die ich angelegt habe?
  • Stellen Sie sicher, dass sich alle Mitarbeiter, die angezeigt werden sollen, in der Liste „Angezeigt“ befinden (siehe auch: Wie kann ich mir in der Digitalen Plantafel mehr oder weniger Mitarbeiter anzeigen lassen?).
  • Passen Sie nun die Ziffer in der Schaltfläche „Anzahl der Mitarbeiter“ der Anzahl der Mitarbeiter aus Ihrer „Angezeigt“-Liste an.
Wie kann ich Zuweisungsnotizen erstellen?
  • Im Gegensatz zu Projektnotizen, sind Zuweisungsnotizen Mitarbeiter- und Zeitbezogen.
  • Um eine Zuweisungsnotiz zu erstellen, klicken Sie auf die gewünschte Projektzuweisung bei dem gewünschten Mitarbeiter an, für die Sie eine Zuweisungsnotiz hinterlegen möchten (hierbei muss jedoch die Einzelbearbeitung aktiviert sein). In dem sich öffnenden Fenster (oben links und in der Projektfarbe angezeigt) können Sie in dem Feld „Notiz“ eine Information, eine Aufgabe oder Ähnliches verfassen. Zum übernehmen der Notiz drücken Sie auf speichern.

Wie lassen sich Projektzuweisungen zwischen Mitarbeitern verschieben?
  • In der Digitalen Plantafel lassen sich die Projektzuweisungen ganz einfach per Drag&Drop verschieben. So können Sie eine Projektzuweisung sowohl zwischen den Mitarbeitern, als auch zwischen den verschiedenen Zeiten hin und her schieben.
  • Hinweis: Abhängig von der aktiven Einstellung, können Sie per Drag&Drop entweder einzelne Zuweisungen, oder ganze Zuweisungsblöcke verschieben. Wenn die „Blockbearbeitung“ aktiv ist, werden alle Zuweisungen desselben Projektes, welche nach der von Ihnen angeklickten Zuweisung aufeinanderfolgend kommen, gleichzeitig als ein Block verschoben.
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