FiliTime-Blog

Artikel die zum Nachdenken anregen!

Hilfsmittel zur Planung im Betrieb

Jeder verwendet Hilfsmittel für seine Planung. Doch welches dieser Hilfsmittel eignet sich am besten und erhöht die Effizienz der persönlichen Planung?

DIE KLASSIKER

Der Taschenkalender
Ein Klassiker ist der Papierkalender. Das Gute ist, wenn man gerne handschriftliche Notizen macht, weil man nicht so schnell mit der Tastatur umgehen kann, ist fix mal etwas notiert. Außerdem passt er gut in die Aktentasche und ist jederzeit verfügbar. Je nach Art der Gestaltung hat man einen ganzen Monat im Blick und kann sich Notizen zu einzelnen Terminen machen.
Jedoch bringt der Papierkalender auch Nachteile mit sich. Die Kästchen, welche die Kalendertage repräsentieren, sind in ihrer Größe limitiert. Will man eine Fülle an Informationen eintragen, so gerät der Kalender schnell an seine Grenzen. Nachträgliche Anpassungen bzw. Änderungen sind eingeschränkt möglich, verringern aber die Übersichtlichkeit. Außerdem ist es nicht möglich seine Informationen mit anderen zu teilen. Man beachte zudem die alltäglichen Missgeschicke. Der Kaffeebecher fällt um und plötzlich nehmen die Seiten eine unappetitliche braune Farbe an und die Termineinträge verschwimmen. Vor Kunden macht sich das natürlich gar nicht gut. Es bleibt einem nichts anderes übrig, als einen neuen Kalender zu kaufen und mühsam alle bevorstehenden Termine neu einzutragen. Das gleiche gilt natürlich im Falle des Verlustes.
Ein klassischer Taschenkalender eignet sich also eher für den privaten Gebrauch, zum Beispiel für die Planung von Aktivitäten der Familie oder als ein Tagebuchersatz.

Die Stecktafel
Welches Handwerksunternehmen kennt sie nicht? Die gute alte Stecktafel!
Sie hat zugegebenermaßen einige Vorteile. Zum einen ermöglicht sie eine flexible Planung. Falls sich etwas ändert können einzelne Projekte spontan umgesteckt und damit verschoben werden. Zum anderen kann jeder Mitarbeiter Einsicht nehmen, wenn sie zentral im Büro platziert wird. Zudem hat sie den Vorteil, dass sie eine gute Übersicht dazu bietet, wann welcher Mitarbeiter an welchem Projekt arbeitet.

Trotzdem sind gewisse Nachteile nicht zu leugnen. Die Stecktafel ist meist sehr groß und unhandlich. Als raumgestalterisches Element wird sie wahrscheinlich auch von niemandem gelobt. Die vielen kleinen Kärtchen sind unpraktisch, da sie alle einzeln geordnet und eventuell neu beschriftet werden müssen.
Ein weiteres Problem ist, dass jeder Zugriff darauf hat. So besteht natürlich die Gefahr, dass ein oder mehrere weitere Planungsberechtigte im Büro die Karten einfach nach ihren Vorstellungen umstecken ohne Rücksprache zu halten. Das Resultat ist ein regelrechtes Planungschaos, welches jedem Planer wahrscheinlich allzu gut bekannt ist.
Andererseits haben die Mitarbeiter, die die Planung betrifft, nur Einsicht auf die Plantafel, wenn sie sich auch im Büro aufhalten. Dies ist natürlich selten der Fall oder spricht ansonsten nicht für eine gute Auslastung des Unternehmens. Das führt dann dazu, dass jeder Mitarbeiter z.B. telefonisch kontaktiert wird, um eine Änderung zu erfahren. Somit kann auch die Stecktafel nicht restlos überzeugen.

DIE FORTGESCHRITTENEN

Für Individuen
Um einiges besser eignet sich der Einsatz von Software zur Erstellung von Tabellen oder Programme mit Kalender und Aufgabenfunktion eines großen Softwareherstellers. Hierfür spricht entscheidend der digitale Aspekt. Sind die produktiven Mitarbeiter entsprechend ausgerüstet, kann auf die Planung auch von unterwegs zugegriffen werden. Änderungen sind mit wenigen Klicks erledigt.
So sollte man meinen damit hat man das perfekte Planungstool gefunden. Nicht ganz, aber wir sind knapp dran. Der Nachteil an oben genannter Software ist, dass Sie nicht auf die Planung im Unternehmen zugeschnitten ist, sondern eben auf die Erstellung von Tabellen oder die private oder geschäftliche Planung einzelner Personen abzielt. Sie erfordert unter Umständen spezifische Softwarekenntnisse und isst daher meist nur eine Mittel zum Zweck aber kein effizientes Hilfsmittel.
Da auch nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen vertiefte Software-Kenntnisse verfügt, kann der Einsatz und die Einarbeitung so manche Unternehmen vor größere Herausforderungen stellen.

Für erstklassige Unternehmer
Den zeitgemäßen Unternehmern von heute muss man in dieser Hinsicht wahrscheinlich wenig erklären. Wer ganz hoch hinaus will sucht sich eine Software, die perfekt auf seine Bedürfnisse angepasst ist.
Eine übersichtliche und einfache Gestaltung führt dazu, dass jeder ohne zeitraubende Einweisung sofort und intuitiv damit arbeiten kann. Sie muss so gestaltet sein, dass die Informationen in Echtzeit an alle relevanten Akteure übermittelt werden können. Zugriffsrechte für die Mitarbeiter sollten individuell vergeben werden können, sodass nur die relevanten Details für die jeweiligen Mitarbeiter sichtbar sind.
Für jeden ist das perfekte Hilfsmittel zur Planung eine anderes. Jedes hat seine Vor- und Nachteile. Für einen Unternehmer lohnt es sich allerdings besonders etwas in individuelle Planungsprogramme zu investieren, um dadurch sein Zeitmanagement und die Ressourcenplanung effizienter zu gestalten.

04 Jul 2018
by webwebwebber

Von Masterplänen und Zufallsfreundschaften

Manfred Rommel hat wohl einmal gesagt „Gegner der Planung sind Freunde des Zufalls“.

Ein Freund des Zufalls zu sein hört sich gut an, es klingt aufregend und spannend. Wer will schon gerne ein Langweiler sein bei dem jede Sekunde seines Lebens geplant ist?

Planen, warum überhaupt?

Wie viele wissen ist selten etwas im Leben gewiss. Erstellt man einen ausgeklügelten Plan kommt garantiert etwas dazwischen. Im Unternehmen sind das kranke Mitarbeiter, Lieferrückstände und geplatzte Termine.

Ein Beispiel hierzu aus dem Alltag eines Handwerkunternehmens: Das gesamte Team ist für einen Tag bei einem Kunden eingeplant. Als das Team vor Ort eintrifft ist der Kunde nicht zu Hause und dazu auch nicht erreichbar. Dadurch kann ein ganzer Arbeitstag wegfallen, an dem die Mitarbeiter trotzdem bezahlt werden. Wäre es dann die richtige Alternative einfach nicht voraus zu planen? Die Antwort lautet: Nein! Kein Unternehmen läuft von alleine, sei es noch so erfolgreich. Es bedarf an Möglichkeiten, die Planung flexibel zu gestalten, denn ein Plan A ohne Plan B ist kein guter Plan.

Im Zeitalter der Digitalisierung ist eine solche Flexibilität nicht mehr undenkbar. Mit der richtigen Software können Informationen in Echtzeit an alle relevanten Akteure übermittelt werden.

Was genau ist Planung?

Die Planung befasst sich in unserem Fall mit den zukünftigen Aufträgen und Ressourcen. Das bedeutet, wir fragen uns, welche Mittel, Maßnahmen und Ressourcen zur Durchführung der Aufträge oder Aufgaben nötig sind.

Ein Ziel oder eine Vision ist also unabdingbar, damit eine Planung Sinn macht. Sei es ein prozentuales Wachstum des Unternehmens, die Eröffnung einer Zweigstelle oder einfach die aktuelle Produktivität zu halten.

Die Betriebswirtschaft kennt unterschiedliche Arten der Planung. Die operative Planung ist für kurzfristigere Planung und Budgetierung zuständig. Sie betrifft das Kern- und Tagesgeschäft eines jeden Unternehmens. Gerade hier ist es wichtig strukturiert und bedacht vorzugehen, denn dies ist der Grundstein für Wachstum und Gewinnerzielung.

Das Fazit: Eine flexible Planung, die es ermöglicht kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren, lohnt sich in jedem Fall. Sie ist sogar essentiell, um mit der Konkurrenz mithalten zu können. Denn diese hat eines bestimmt:

Einen Plan.

26 Jun 2018
by webwebwebber

Digitalisierung im Handwerk – von der Chance zur Unvermeidbarkeit

Digitalisierung ist ein Begriff, der die Menschen umtreibt. Die einen sehen darin eine neue Chance: ganze neue Wirtschaftszweige können sich draus ergeben.

In anderen weckt er Ängste und Unsicherheiten. Was passiert mit meinen Daten während sie in der Cloud umherschwirren? Wer hat Zugriff darauf? Wie soll ich mich dem digitalen Wandel anpassen? Und kann ich das überhaupt?

Chancen im Neuland

Während die amtierende Bundeskanzlerin das Internet gerade noch als Neuland bezeichnete, hatten andere schon längst die digitale Welt erobert. Viele Applikationen sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. So ist das Handy bereits Kamera, Kochbuch, Spielekonsole, Wecker, Kalender und Fitnesstrainer in einem.

Doch nicht nur in privaten Haushalten sondern auch in der Wirtschaftswelt sind gewisse Programme und Anwendungen nicht mehr hinweg zu denken. Über das Intranet eines Unternehmens werden Daten ausgetauscht, Dokumente hinterlegt und Abläufe geplant.

Allerdings muss es nicht sein, dass nur die großen börsendotierten Unternehmen von der Digitalisierung profitieren. Auch das Handwerk, durch eine Werbekampagne der Handwerkskammer zu recht bekannt als „die Wirtschaftsmacht von Nebenan“, sollte diese Chance nutzen. Damit ist nicht nur das Erstellen einer Facebook Unternehmensseite oder die Kommunikation mit den Mitarbeitern und Kunden über WhatsApp gemeint.

So gibt es bereits Dachdecker, die nach kaputten Ziegeln mittels Drohne suchen, anstatt viel Zeit damit zu verbringen in Person auf dem Dach zu suchen. Hier kann nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Zeit gespart werden. Schreiner arbeiten mit dem 3D Drucker exakt nach den Wünschen ihrer Kunden. Raumausstatter und Renovierungsunternehmen können ihren Kunden die renovierte Wohnung vorab präsentieren und mittels Virtual Reality sogar bald in vielen Fällen begehbar machen.

Entgegen der digitalen Welle

Und doch fragt man sich, warum viele Handwerksunternehmen die Chance nicht nutzen. Sätze wie: „Mein Großvater hat das vor 100 Jahren auch schon so gemacht, als der Betrieb gegründet wurde.“ oder „ich mach´lieber alles von Hand, mit dem Computer komme ich eh nicht zu recht.“ sind nicht gerade selten zu hören.

Dazu muss man beachten, dass das Handwerk tatsächlich eine althergebrachte Kunst ist. Zimmermänner, Tischler, Maurer und Co gibt es wahrscheinlich so lange wie Menschen Häuser bewohnen. Zudem schlossen sich schon im Mittelalter Handwerker zu Zünften zusammen. Warum sollte man also etwas ändern, das schon so lange funktioniert?

Und tatsächlich werden Handwerker immer gefragter. Der Begriff „das goldene Handwerk“ ist so bezeichnend wie schon lange nicht mehr. Dies liegt aber nicht nur an einer nach wie vor hervorragenden Leistung der Handwerksunternehmen, sondern auch an einer sprichwörtlichen „Akademisierung“ der Gesellschaft. Kaum einer möchte noch körperlich arbeiten, wo doch der Drehstuhl im Büro so gemütlich ist und überhaupt, wie lange soll der Rücken tägliches Ziegel, Gerüstteile oder Farbeimer Schleppen mitmachen? Da scheint ein Jura oder BWL Studium doch die bessere Alternative zu sein. Es winken Geld und wenig bis gar keine körperliche Anstrengung.

Somit müssen viele Betriebe schließen, da auch der eigene Nachwuchs lieber zur Uni geht als eine Ausbildung zu machen. Davon bleibt auch im Zweifel der oben genannte 100 Jährige Betrieb nicht verschont.

Unvermeidbarkeit

Bis die Attraktivität der Handwerksberufe wieder in der Bevölkerung erkannt wird, wird der Fachkräftemangel vorerst anhalten. Das die Digitalisierung vielerorts Arbeitsplätze kostet kann im Umkehrschluss dazu führen, dass sie weiterhilft, wo Fachkräfte fehlen.

Dies bedeutet nicht zwingend, dass bald riesige Roboter ihre Außenfassade streichen werden. Nein, virtuelle Prozesse können bereits die Mitarbeiterkommunikation vereinfachen, bei der Auftragsplanung helfen und vieles mehr. Dies spart eine Menge Zeit und wenn man so will vielleicht auch Arbeitskraft.

Letztendlich hat die digitale Aufrüstung noch den Vorteil, dass wenn die Lukrativität des Handwerks in der  Gesellschaft wieder erkannt wird, der Nachwuchs sicherlich erfreut sein wird im Unternehmen keine mittelalterlichen, sondern moderne und innovative Strukturen vorzufinden.

Somit ist der Gang mit der Zeit und gleichzeitig mit dem digitalen Wandel auch für das Handwerk schlicht unvermeidbar.

Zahlreiche Initiativen von Stiftungen und aus der Politik setzen sich bereits dafür ein die Digitalisierung auch im Handwerk unterzubringen. Die nötige Software wird für eine Vielzahl von Bedürfnissen angeboten. Sei es durch Start- Ups oder etablierte Unternehmen.

Der Weg ist also geebnet, jetzt liegt es an den Handwerksbetrieben dies anzunehmen und umzusetzen. Dies beginnt beim großen Generalunternehmer und endet beim Drei-Mann-Universal-Handwersunternehmen aus dem Nachbardorf.

FiliTime - Mit digitaler Planung zu großen Erfolgen!