FiliTime Blog

Artikel die zum Nachdenken anregen!
03 Sep 2019
by Patrick Giese
FiliTime Mitarbeiterbezogene Planung oder Projektbezogene Planung

Mitarbeiterbezogene Planung oder Projektbezogene Planung

Bei der Auftragsplanung geht es darum, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Bei den uns bekannten Handwerksbetrieben werden die Aufträge dabei entweder den Mitarbeitern zugewiesen oder die Mitarbeiter den Aufträgen zugewiesen.
Welche Plannung eignet sich besser für ein Handwerksbetrieb? Mitarbeiterbezogene Planung oder Projektbezogene Planung?

 

Bei einer mitarbeiterbezogenen Planung werden Auftrage / Projekte Mitarbeitern zugewiesen. Das bedeutet, der Planende übergibt den Auftrag an einen Mitarbeiter oder an ein Team.

Bei einer projektbezogenen Planung verhält es sich anders herum. Hier werden Mitarbeiter Projekten zugewiesen. 

 

Wie Sie ja bereits aus unserem Artikel „Warum brauchen wir Planung im Handwerk“ wissen, sollte ein Auftrag nach Möglichkeit von Anfang bis Ende von einem Mitarbeiter oder einem Team ausgeführt werden. Unterbewusst wissen wir schon während der Angebotskalkulation welcher Mitarbeiter am besten für den Auftrag geeignet wäre, um ein möglichst gutes Arbeitsergebnis zu erzielen. Mehr dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag „Warum brauchen wir Planung im Handwerk“.

Den meisten Unternehmen fällt dies leichter, wenn diese von Anfang an Mitarbeiterbezogen planen, da wir uns dann gleich von Anfang an mit dieser Frage beschäftigen und nicht erst in der Woche, in der der Auftrag beginnt. Außerdem fällt es so viel leichter Teams zu bilden und diese auch beizubehalten.

Darin liegt auch der Unterschied zu einer Projektbezogenen Planung. Hier wird nämlich zunächst nur nach freien Kapazitäten geschaut und die Frage wer das dann überhaupt ausführen kann bleibt zunächst außen vor. Das Ergebnis sind dann zum Teil chaotische Zustände während der Ausführung, ständig wechselnde Mitarbeiter auf der Baustelle, ein hoher Stresspegel und am Ende unzufriedene Kunden.

 

Praxisbeispiel

Wir haben unsere Teams im Betrieb Maler Giese z.B. nach verschiedenen Spezialisierungen eingeteilt. Ein Team macht z.B. Kundendienst-/Kleinaufträge, ein Team ist spezialisiert auf Innenputze, ein Team auf Tapezierarbeiten, eins auf Lackierarbeiten etc. 

Jetzt haben wir z.B. eine Wohnung zu renovieren, die alten Raufasertapeten sollen entfern, und die Wände modern mit Malervlies gestaltet werden. Natürlich schauen wir jetzt gleich, dass wir diesen Auftrag unserem Tapezierteam zuweisen, um ein bestmögliches Projektergebnis zu erzielen.

Natürlich können alle unsere Maler tapezieren, nur halt nicht alle so gut und in derselben Zeit wie unser auf Tapezierarbeiten spezialisiertes Team. 

Würden wir Projektbezogen planen und erstmal nur nach freien Kapazitäten schauen wäre die Wahrscheinlichkeit, dass wir zwei oder drei Tapezieraufträge zeitgleich einplanen deutlich höher. Das Ergebnis wäre, dass sich keine Spezialisierten Teams bilden können und immer alle Mitarbeiter alles machen müssten. Auch die Arbeiten, die sie entweder ungern machen oder gar nicht gut können.

 

Mitarbeiter – der Kern unserer Betriebe

Wie wir ja alle wissen haben wir unter anderem bedingt durch unsere alternde Gesellschaft ein Fachkräftemangel im Handwerk. Umso wichtiger ist es, dass wir unseren Mitarbeitern ein gutes Arbeitsumfeld schaffen. Hierfür ist die Identifikation mit unseren Betrieben einer der wichtigsten Faktoren. Durch eine Mitarbeiterbezogene Planung werden Aufträge und damit auch die Verantwortung für diesen Auftrag an den oder die jeweiligen Mitarbeiter übergeben und die Mitarbeiter können das Ergebnis des Auftrags ganz allein beeinflussen. Hierdurch wird die Motivation der Mitarbeiter und die Arbeitsqualität deutlich gesteigert.

Bei uns dürfen sich Mitarbeiter z.B. raussuchen, in welchem Bereich sie am liebsten Arbeiten. So muss keiner das tun, was ihm eigentlich keinen Spaß macht.

Ein weiterer Vorteil der Mitarbeiterbezogenen Planung ist es, dass Sie im Gegensatz zu einer Auftragsbezogenen Planung eine bessere Übersicht behalten.

 

Mitarbeiterbezogene Planung oder Projektbezogene Planung?

Aus unserer Sicht sollten Sie auf jeden Fall immer mitarbeiterbezogen planen, da sie hier deutlich bessere Projektergebnisse erzielen. 

09 Aug 2019
by Philipp Richert
FiliTime Digitale Plantafel Tablet Smartphone Wochen- und Tagesansicht richtig nutzen

Wochen- und Tagesansicht richtig nutzen

Wussten Sie schon, dass Sie sich ganz einfach durch nur einen Klick eine Woche oder einen einzelnen Tag anzeigen lassen können?

 

Gerade wenn es darum geht, stundenweise zu planen tun Sie sich viel einfacher, wenn sie zuvor in den jeweiligen Tag springen und von dort einfach die jeweiligen Stunden markieren und das Projekt durch einen Klick zuweisen.

Das Markieren des Zeitraums ist Ihnen wahrscheinlich schon aus der Standardansicht bekannt. Hier können Sie den Zeitraum über mehrere Tage und Mitarbeiter markieren. Das funktioniert ganz einfach über zwei Linksklicks. Mit dem ersten Klick markieren Sie den Startzeitpunkt und mit dem zweiten das Ende. Nachdem der gewünschte Zeitbereich markiert ist, können Sie nun das Projekt auswählen, dass in diesem Zeitbereich bearbeitet wird. Hierzu kann Ihnen unser Erklärvideo in unserer App unter „Erste Schritte“ – „Zuweisungsblock erstellen“ helfen.

 

Hinweis: mit dem gedrückt Halten der Umschalttaste oder Shift-Taste können Sie mehre Bereiche markieren.

 

In der App gibt es generell zwei Ansichten: Die Wochenansicht und die Tagesansicht.

Die Wochenansicht dürfte Ihnen geläufig sein, da diese die Standardansicht ist, die Sie beim Öffnen der App sehen. Die Wochenansicht bildet die Mitarbeiter von links nach rechts ab. Von oben nach unten sehen wir die Kalenderwochen und Kalendertage. Die Uhrzeiten der einzelnen Tage werden von links nach rechts abgebildet. Das abbilden der Uhrzeiten-Achse in der Wochenansicht wird eher indirekt abgebildet, da diese nach unserer Erfahrung eher eine untergeordnete Rolle in dieser Ansicht spielt.

In der Tagesansicht hingegen verläuft die Uhrzeiten-Achse von oben nach unten, genau wie die Kalendertage.

 

Tipp: Die Uhrzeiten-Achse und die Anzahl der dargestellten Wochentage kann über die Kalendereinstellungen geändert werden. Die Kalendereinstellungen öffnen sich beim Klicken auf das Zahnrädchen oben rechts in der App.

 

FiliTime Digitale Plantafel Wochen- und Tagesansicht
So springen Sie schnell zwischen der Wochen- und Tagesansicht

 

Über den Klick auf den Tag, springen Sie in den gewählten Tag, in der Tagesansicht.

Wenn sie auf eine Woche klicken, springen Sie in die gewählte Woche in der Wochenansicht. Wenn Sie nun auf Knopf mit der Lupe mit dem Plus drücken, sehen Sie dieselbe Woche in der Tagesansicht.

Über einen Klick auf das Kalendersymbol oberhalb der Datumsleiste gelangen Sie immer wieder zurück in die Standardansicht von Vier Wochen.

 

Über die Funktionen „in den Tagspringen“, „in die Woche springen“ und „in die Standardansicht gehen“, können Sie sehr schnell und bequem die Ansicht der Plantafel nach Ihren Bedürfnissen ändern.

 

Aus unserer Erfahrung eignet Sich die Wochenansicht am besten zur Planung größerer Projekte, die über mehrere Tage oder Wochen bearbeitet werden. Die Tagesansicht wiederum eignet sich sehr gut für das Planen von kleinteiligeren Projekten oder Aufträgen, die über wenige Stunden bearbeitet werden.
Mit dieser Arbeitsweise können Sie ihre Planungsgeschwindigkeit deutlich steigern.

02 Aug 2019
by Patrick Giese
FiliTime Digitale Plantafel Projekte und Aufträge richtig planen

Projekte und Aufträge richtig planen

Kennen Sie die 80/20 Regel, auch Paretoprinzip genannt? Es beschreibt, dass 80% des Ergebnisses durch 20% des Aufwandes erreicht werden.
Doch was bedeutet das für unsere Arbeit?

 

Auf unseren Jahresumsatz bezogen bedeutet dies zum Beispiel, dass wir mit 20% unserer Projekte 80 % unseres Jahresumsatzes erzielen. Diese Projekte sind für den Unternehmenserfolg maßgeblich entscheidend, was aber nicht heißen soll, dass wir die anderen 80% der Projekte überhaupt nicht benötigen. Sie sind eben nur nicht so wichtig wie die anderen!

Auf die verbliebenen 80% der Projekte können Sie auch einfach wieder die 80/20 Regel anwenden. Dann bleiben die 20% der Projekte übrig, auf die Sie wirklich verzichten können.

Dazu vielleicht noch ein Beispiel aus unserer handwerklichen Praxis:

Mir fällt da zum Beispiel ein alter, zu lackierender Türrahmen ein. Bei uns im Malerbetrieb werden Türrahmen standardmäßig geschliffen, anschließend werden die größten Schadstellen verspachtelt, die Türe vorlackiert, bei Bedarf noch einmal nachgespachtelt und dann endlackiert.

Der Türrahmen sieht dann für sein Alter bei normaler Betrachtung wieder super aus. Vielleicht gibt es hier und da noch ein paar kleinere Schrammen und die Lackierung hat vereinzelte Staubeinschlüsse, dennoch sieht der Türrahmen zu vorher echt klasse aus.

Wenn wir dieses Ergebnis jetzt aber noch steigern wollen können ganz leicht mehrere Stunden allein in das Schadstellen verspachteln fließen, da bei genauer Betrachtung immer weitere Makel auffallen werden.

Das gleiche gilt beim Lackieren. Um eine staubfreie Lackierung erstellen zu können müsste um jeden Türrahmen eine staubfreie Schutzzone mit Absaugung und gefilterter Zuluft errichtet werden.

Jetzt stellt sich mir die Frage: Wie oft wir unsere Türrahmen später bewusst wahrnehmen?

 

Wie können wir das ganze jetzt auf unsere Auftragsplanung übertragen?

Dazu habe ich einmal die aus meiner Sicht wichtigsten Regeln aufgeschrieben:

  1. Denken Sie auch beim Planen an die 80/20 Regel! Planen Sie wenn möglich nicht genauer als 80%. Wir sind Handwerker und können nicht mehr als 20% unserer Zeit in Planung investieren!
  2. Große Projekte immer zuerst planen. Erfahrungsgemäß bleiben bei der Planung von großen Projekten immer noch kleinere Lücken übrig die dann später noch gefüllt werden können.
  3. Mut zur Lücke. Planen Sie nie alle Mitarbeiter zu 100% aus. Lassen Sie auch noch Platz für Unvorhergesehenes.
  4. Neu erteilte Aufträge erstmal sammeln und dann immer an festen Tagen planen. z.B. einmal die Woche immer Donnerstag vormittags.
    Das führt dazu, dass wir auf alle erteilten Aufträge die 80/20 Regel anwenden können. Wenn wir nur einen Auftrag haben ist dieser Auftrag automatisch der wichtigste und wir können die Aufträge nicht nach Wichtigkeitsstufen einteilen.
  5. Teilen Sie ihre Mitarbeiter in Teams ein. Planen Sie ihre Aufträge nach den stärken ihrer Teams.

Vereinbaren Sie gemeinsam mit ihren Mitarbeitern Regeln und Abläufe. Halten Sie sich an diese Abläufe.

25 Jul 2019
by Patrick Giese
Stress

Was genau bedeutet Auslastung für ein Unternehmen?

Aktuell sind wir in einer sehr guten Marktlage. Doch wie nutzen wir das? Man sollte meinen, dass es uns Handwerkern aktuell richtig gut geht und wir alle sehr viel Geld verdienen. Doch ist das tatsächlich so?

 

Wenn wir uns mit Kollegen unterhalten jammert eher jeder über eine zu hohe Auslastung. Dies sorgt meistens für Stress. Sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den Chefs. Stress wiederum sorgt für schlechte Arbeitsergebnisse und schlecht gelaunte Mitarbeiter. Das Ganze verhält sich wie ein Teufelskreis. Vieles was wir dann tun ist nicht wirtschaftlich das heißt wir verdienen trotz sehr hoher Auslastung oft kein Geld.

Außerdem kann dann ganz schnell dazu führen, dass wir uns während einer Hochphase viele Kunden aufgrund von schlechten Arbeitsergebnissen und oder Abläufen vergraulen.

Kunden die wir in einer Phase mit weniger Arbeit gut gebrauchen könnten.

In konjunkturschwachen Phasen haben wir in der Regel weniger oder vielleicht sogar zu wenig Arbeit, um alle Mitarbeiter auszulasten. Was dann? Klar wird sich der eine oder andere jetzt denken dann entlasse ich einfach ein paar Mitarbeiter, aber wie decke ich dann meine fixen Kosten? Die fixen Kosten werden nämlich durch den Deckungsbeitrag der Produktivstunden gedeckt! Jetzt könnten wir die Gewinne aus den guten Jahren gut gebrauchen. Entweder um davon zu zehren oder in schlechten Jahren ins Marketing zu investieren damit mehr Aufträge generiert werden können, damit die Produktivstunden auf einem guten Niveau bleiben.

 

Viele der zuvor beschriebenen Probleme lassen sich durch funktionierende Planungsprozesse verhinderen. Wenn wir es schaffen, unsere Kunden trotz hoher Nachfrage einen guten Service zu bieten bleiben diese Kunden uns auch in schwächeren Jahren treu und dadurch erwirtschaften wir dann sogar in schwachen Jahren noch Gewinne.

18 Jul 2019
by Patrick Giese
FiliTime Planung im Hanwerk

Warum brauchen wir Planung im Handwerk?

Kennen Sie das auch? Sie verbringen vorab viel Zeit mit Planung und hinterher kommt doch gefühlt alles wieder anders? Entweder ist jemand Krank oder ein eingeplanter Auftrag verschiebt sich und kann doch nicht zu dem geplanten Zeitpunkt ausgeführt werden. Fühlen Sie sich da nicht auch manchmal wie im Hamsterrad?

 

Warum planen wir denn dann überhaupt?

Beim Planen befassen wir uns mit zukünftigen Ereignissen. Wir entscheiden vorab unter welchen Bedingungen ein Auftrag am besten abgeschlossen werden kann. Sowohl qualitativ aus Kundensicht als auch wirtschaftlich aus Sicht des Betriebs.

Denken Sie einmal ans Wetter. Nach einem Blick in den Wetterbericht entscheiden wir jedes Mal ob wir Regenkleidung oder einen Schirm mitnehmen oder nicht. Das heißt wir versuchen anhand der bekannten Daten zu planen. Und wer ist nicht froh darüber eine Regenjacke oder einen Schirm dabei zu haben, wenn es dann doch zu regnen anfängt?

Hier wäre es doch auch möglich einfach nur aus dem Fenster zu schauen und loszugehen.
Genauso verhält es sich auch bei geplanten Aufträgen. Wenn die anstehenden Aufträge übersichtlich dargestellt werden kann flexibel auf Ausfälle durch Krankheit oder Verschiebung eingegangen werden und sollte einmal doch keine Alternative möglich sein muss der Termin dann eben verschoben werden, da sonst die Qualität und Wirtschaftlichkeit des Auftrages nicht mehr gewährleistet werden kann.

 

Zuvor geplante Projekte laufen immer besser wie nicht geplante Projekte. Die Kunden werden bei geplanten Projekten immer ein besseres Endergebnis erhalten, da genau die richtigen Mitarbeiter eingesetzt wurden. Durch den Einsatz der richtigen Mitarbeiter wird auch noch ein besseres wirtschaftliches Ergebnis erzielt.

 

Außerdem können wir unseren Kunden durch Planung vorab einen Ausführungstermin nennen. Sobald ein Auftrag eingeplant ist, ruht der Auftrag und wir haben in unserem Kopf Platz für andere Dinge.

 

Ein Beispiel hierzu aus dem Alltag eines Handwerkunternehmens

Das gesamte Team ist für einen Tag bei einem Kunden eingeplant. Als das Team vor Ort eintrifft ist der Kunde nicht zu Hause und dazu auch nicht erreichbar. Dadurch kann ein ganzer Arbeitstag wegfallen, an dem die Mitarbeiter trotzdem bezahlt werden. Wäre es dann die richtige Alternative einfach nicht voraus zu planen? Die Antwort lautet: Nein! Kein Unternehmen läuft von allein, sei es noch so erfolgreich. Es bedarf an Möglichkeiten, die Planung flexibel zu gestalten, denn ein Plan A ohne Plan B ist kein guter Plan.

 

Fazit

Eine flexible Planung, die es ermöglicht kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren, lohnt sich in jedem Fall. Sie ist sogar essentiell, um mit der Konkurrenz mithalten zu können.

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