FiliTime Blog

Mitarbeiterbezogene Planung oder Projektbezogene Planung

Bei der Auftragsplanung geht es darum, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Bei den uns bekannten Handwerksbetrieben werden die Aufträge dabei entweder den Mitarbeitern zugewiesen oder die Mitarbeiter den Aufträgen zugewiesen.
Welche Plannung eignet sich besser für ein Handwerksbetrieb? Mitarbeiterbezogene Planung oder Projektbezogene Planung?

Bei einer mitarbeiterbezogenen Planung werden Auftrage / Projekte Mitarbeitern zugewiesen. Das bedeutet, der Planende übergibt den Auftrag an einen Mitarbeiter oder an ein Team.

Bei einer projektbezogenen Planung verhält es sich anders herum. Hier werden Mitarbeiter Projekten zugewiesen. 

Wie Sie ja bereits aus unserem Artikel „Warum brauchen wir Planung im Handwerk“ wissen, sollte ein Auftrag nach Möglichkeit von Anfang bis Ende von einem Mitarbeiter oder einem Team ausgeführt werden. Unterbewusst wissen wir schon während der Angebotskalkulation welcher Mitarbeiter am besten für den Auftrag geeignet wäre, um ein möglichst gutes Arbeitsergebnis zu erzielen. Mehr dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag „Warum brauchen wir Planung im Handwerk“.

Den meisten Unternehmen fällt dies leichter, wenn diese von Anfang an Mitarbeiterbezogen planen, da wir uns dann gleich von Anfang an mit dieser Frage beschäftigen und nicht erst in der Woche, in der der Auftrag beginnt. Außerdem fällt es so viel leichter Teams zu bilden und diese auch beizubehalten.

Darin liegt auch der Unterschied zu einer Projektbezogenen Planung. Hier wird nämlich zunächst nur nach freien Kapazitäten geschaut und die Frage wer das dann überhaupt ausführen kann bleibt zunächst außen vor. Das Ergebnis sind dann zum Teil chaotische Zustände während der Ausführung, ständig wechselnde Mitarbeiter auf der Baustelle, ein hoher Stresspegel und am Ende unzufriedene Kunden.

Praxisbeispiel

Wir haben unsere Teams im Betrieb Maler Giese z.B. nach verschiedenen Spezialisierungen eingeteilt. Ein Team macht z.B. Kundendienst-/Kleinaufträge, ein Team ist spezialisiert auf Innenputze, ein Team auf Tapezierarbeiten, eins auf Lackierarbeiten etc. 

Jetzt haben wir z.B. eine Wohnung zu renovieren, die alten Raufasertapeten sollen entfern, und die Wände modern mit Malervlies gestaltet werden. Natürlich schauen wir jetzt gleich, dass wir diesen Auftrag unserem Tapezierteam zuweisen, um ein bestmögliches Projektergebnis zu erzielen.

Natürlich können alle unsere Maler tapezieren, nur halt nicht alle so gut und in derselben Zeit wie unser auf Tapezierarbeiten spezialisiertes Team. 

Würden wir Projektbezogen planen und erstmal nur nach freien Kapazitäten schauen wäre die Wahrscheinlichkeit, dass wir zwei oder drei Tapezieraufträge zeitgleich einplanen deutlich höher. Das Ergebnis wäre, dass sich keine Spezialisierten Teams bilden können und immer alle Mitarbeiter alles machen müssten. Auch die Arbeiten, die sie entweder ungern machen oder gar nicht gut können.

Mitarbeiter – der Kern unserer Betriebe

Wie wir ja alle wissen haben wir unter anderem bedingt durch unsere alternde Gesellschaft ein Fachkräftemangel im Handwerk. Umso wichtiger ist es, dass wir unseren Mitarbeitern ein gutes Arbeitsumfeld schaffen. Hierfür ist die Identifikation mit unseren Betrieben einer der wichtigsten Faktoren. Durch eine Mitarbeiterbezogene Planung werden Aufträge und damit auch die Verantwortung für diesen Auftrag an den oder die jeweiligen Mitarbeiter übergeben und die Mitarbeiter können das Ergebnis des Auftrags ganz allein beeinflussen. Hierdurch wird die Motivation der Mitarbeiter und die Arbeitsqualität deutlich gesteigert.

Bei uns dürfen sich Mitarbeiter z.B. raussuchen, in welchem Bereich sie am liebsten Arbeiten. So muss keiner das tun, was ihm eigentlich keinen Spaß macht.

Ein weiterer Vorteil der Mitarbeiterbezogenen Planung ist es, dass Sie im Gegensatz zu einer Auftragsbezogenen Planung eine bessere Übersicht behalten.

Mitarbeiterbezogene Planung oder Projektbezogene Planung?

Aus unserer Sicht sollten Sie auf jeden Fall immer mitarbeiterbezogen planen, da sie hier deutlich bessere Projektergebnisse erzielen. 

Projekte und Aufträge richtig planen

Kennen Sie die 80/20 Regel, auch Paretoprinzip genannt? Es beschreibt, dass 80% des Ergebnisses durch 20% des Aufwandes erreicht werden.
Doch was bedeutet das für unsere Arbeit?

Auf unseren Jahresumsatz bezogen bedeutet dies zum Beispiel, dass wir mit 20% unserer Projekte 80 % unseres Jahresumsatzes erzielen. Diese Projekte sind für den Unternehmenserfolg maßgeblich entscheidend, was aber nicht heißen soll, dass wir die anderen 80% der Projekte überhaupt nicht benötigen. Sie sind eben nur nicht so wichtig wie die anderen!

Auf die verbliebenen 80% der Projekte können Sie auch einfach wieder die 80/20 Regel anwenden. Dann bleiben die 20% der Projekte übrig, auf die Sie wirklich verzichten können.

Dazu vielleicht noch ein Beispiel aus unserer handwerklichen Praxis:

Mir fällt da zum Beispiel ein alter, zu lackierender Türrahmen ein. Bei uns im Malerbetrieb werden Türrahmen standardmäßig geschliffen, anschließend werden die größten Schadstellen verspachtelt, die Türe vorlackiert, bei Bedarf noch einmal nachgespachtelt und dann endlackiert.

Der Türrahmen sieht dann für sein Alter bei normaler Betrachtung wieder super aus. Vielleicht gibt es hier und da noch ein paar kleinere Schrammen und die Lackierung hat vereinzelte Staubeinschlüsse, dennoch sieht der Türrahmen zu vorher echt klasse aus.

Wenn wir dieses Ergebnis jetzt aber noch steigern wollen können ganz leicht mehrere Stunden allein in das Schadstellen verspachteln fließen, da bei genauer Betrachtung immer weitere Makel auffallen werden.

Das gleiche gilt beim Lackieren. Um eine staubfreie Lackierung erstellen zu können müsste um jeden Türrahmen eine staubfreie Schutzzone mit Absaugung und gefilterter Zuluft errichtet werden.

Jetzt stellt sich mir die Frage: Wie oft wir unsere Türrahmen später bewusst wahrnehmen?

Wie können wir das ganze jetzt auf unsere Auftragsplanung übertragen?

Dazu habe ich einmal die aus meiner Sicht wichtigsten Regeln aufgeschrieben:

1. Denken Sie auch beim Planen an die 80/20 Regel! Planen Sie wenn möglich nicht genauer als 80%. Wir sind Handwerker und können nicht mehr als 20% unserer Zeit in Planung investieren!
2. Große Projekte immer zuerst planen. Erfahrungsgemäß bleiben bei der Planung von großen Projekten immer noch kleinere Lücken übrig die dann später noch gefüllt werden können.
3. Mut zur Lücke. Planen Sie nie alle Mitarbeiter zu 100% aus. Lassen Sie auch noch Platz für Unvorhergesehenes.
4. Neu erteilte Aufträge erstmal sammeln und dann immer an festen Tagen planen. z.B. einmal die Woche immer Donnerstag vormittags.
   Das führt dazu, dass wir auf alle erteilten Aufträge die 80/20 Regel anwenden können. Wenn wir nur einen Auftrag haben ist dieser Auftrag automatisch der wichtigste und wir können die Aufträge nicht nach Wichtigkeitsstufen einteilen.
5. Teilen Sie ihre Mitarbeiter in Teams ein. Planen Sie ihre Aufträge nach den stärken ihrer Teams.

Vereinbaren Sie gemeinsam mit ihren Mitarbeitern Regeln und Abläufe. Halten Sie sich an diese Abläufe.

Warum brauchen wir Planung im Handwerk?

Kennen Sie das auch? Sie verbringen vorab viel Zeit mit Planung und hinterher kommt doch gefühlt alles wieder anders? Entweder ist jemand Krank oder ein eingeplanter Auftrag verschiebt sich und kann doch nicht zu dem geplanten Zeitpunkt ausgeführt werden. Fühlen Sie sich da nicht auch manchmal wie im Hamsterrad?

Warum planen wir denn dann überhaupt?

Beim Planen befassen wir uns mit zukünftigen Ereignissen. Wir entscheiden vorab unter welchen Bedingungen ein Auftrag am besten abgeschlossen werden kann. Sowohl qualitativ aus Kundensicht als auch wirtschaftlich aus Sicht des Betriebs.

Denken Sie einmal ans Wetter. Nach einem Blick in den Wetterbericht entscheiden wir jedes Mal ob wir Regenkleidung oder einen Schirm mitnehmen oder nicht. Das heißt wir versuchen anhand der bekannten Daten zu planen. Und wer ist nicht froh darüber eine Regenjacke oder einen Schirm dabei zu haben, wenn es dann doch zu regnen anfängt?

Hier wäre es doch auch möglich einfach nur aus dem Fenster zu schauen und loszugehen.
Genauso verhält es sich auch bei geplanten Aufträgen. Wenn die anstehenden Aufträge übersichtlich dargestellt werden kann flexibel auf Ausfälle durch Krankheit oder Verschiebung eingegangen werden und sollte einmal doch keine Alternative möglich sein muss der Termin dann eben verschoben werden, da sonst die Qualität und Wirtschaftlichkeit des Auftrages nicht mehr gewährleistet werden kann.

Zuvor geplante Projekte laufen immer besser wie nicht geplante Projekte. Die Kunden werden bei geplanten Projekten immer ein besseres Endergebnis erhalten, da genau die richtigen Mitarbeiter eingesetzt wurden. Durch den Einsatz der richtigen Mitarbeiter wird auch noch ein besseres wirtschaftliches Ergebnis erzielt.

Außerdem können wir unseren Kunden durch Planung vorab einen Ausführungstermin nennen. Sobald ein Auftrag eingeplant ist, ruht der Auftrag und wir haben in unserem Kopf Platz für andere Dinge.

Ein Beispiel hierzu aus dem Alltag eines Handwerkunternehmens

Das gesamte Team ist für einen Tag bei einem Kunden eingeplant. Als das Team vor Ort eintrifft ist der Kunde nicht zu Hause und dazu auch nicht erreichbar. Dadurch kann ein ganzer Arbeitstag wegfallen, an dem die Mitarbeiter trotzdem bezahlt werden. Wäre es dann die richtige Alternative einfach nicht voraus zu planen? Die Antwort lautet: Nein! Kein Unternehmen läuft von allein, sei es noch so erfolgreich. Es bedarf an Möglichkeiten, die Planung flexibel zu gestalten, denn ein Plan A ohne Plan B ist kein guter Plan.

Fazit

Eine flexible Planung, die es ermöglicht kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren, lohnt sich in jedem Fall. Sie ist sogar essentiell, um mit der Konkurrenz mithalten zu können.