FiliTime Blog

Artikel die zum Nachdenken anregen!
02 Aug 2019
by Patrick Giese
Projekt- und Auftragsplanung

Projekte und Aufträge richtig planen

Kennen Sie die 80/20 Regel, auch Paretoprinzip genannt? Es beschreibt, dass 80% des Ergebnisses durch 20% des Aufwandes erreicht werden.
Doch was bedeutet das für unsere Arbeit?

 

Auf unseren Jahresumsatz bezogen bedeutet dies zum Beispiel, dass wir mit 20% unserer Projekte 80 % unseres Jahresumsatzes erzielen. Diese Projekte sind für den Unternehmenserfolg maßgeblich entscheidend, was aber nicht heißen soll, dass wir die anderen 80% der Projekte überhaupt nicht benötigen. Sie sind eben nur nicht so wichtig wie die anderen!

Auf die verbliebenen 80% der Projekte können Sie auch einfach wieder die 80/20 Regel anwenden. Dann bleiben die 20% der Projekte übrig, auf die Sie wirklich verzichten können.

Dazu vielleicht noch ein Beispiel aus unserer handwerklichen Praxis:

Mir fällt da zum Beispiel ein alter, zu lackierender Türrahmen ein. Bei uns im Malerbetrieb werden Türrahmen standardmäßig geschliffen, anschließend werden die größten Schadstellen verspachtelt, die Türe vorlackiert, bei Bedarf noch einmal nachgespachtelt und dann endlackiert.

Der Türrahmen sieht dann für sein Alter bei normaler Betrachtung wieder super aus. Vielleicht gibt es hier und da noch ein paar kleinere Schrammen und die Lackierung hat vereinzelte Staubeinschlüsse, dennoch sieht der Türrahmen zu vorher echt klasse aus.

Wenn wir dieses Ergebnis jetzt aber noch steigern wollen können ganz leicht mehrere Stunden allein in das Schadstellen verspachteln fließen, da bei genauer Betrachtung immer weitere Makel auffallen werden.

Das gleiche gilt beim Lackieren. Um eine staubfreie Lackierung erstellen zu können müsste um jeden Türrahmen eine staubfreie Schutzzone mit Absaugung und gefilterter Zuluft errichtet werden.

Jetzt stellt sich mir die Frage: Wie oft wir unsere Türrahmen später bewusst wahrnehmen?

 

Wie können wir das ganze jetzt auf unsere Auftragsplanung übertragen?

Dazu habe ich einmal die aus meiner Sicht wichtigsten Regeln aufgeschrieben:

  1. Denken Sie auch beim Planen an die 80/20 Regel! Planen Sie wenn möglich nicht genauer als 80%. Wir sind Handwerker und können nicht mehr als 20% unserer Zeit in Planung investieren!
  2. Große Projekte immer zuerst planen. Erfahrungsgemäß bleiben bei der Planung von großen Projekten immer noch kleinere Lücken übrig die dann später noch gefüllt werden können.
  3. Mut zur Lücke. Planen Sie nie alle Mitarbeiter zu 100% aus. Lassen Sie auch noch Platz für Unvorhergesehenes.
  4. Neu erteilte Aufträge erstmal sammeln und dann immer an festen Tagen planen. z.B. einmal die Woche immer Donnerstag vormittags.
    Das führt dazu, dass wir auf alle erteilten Aufträge die 80/20 Regel anwenden können. Wenn wir nur einen Auftrag haben ist dieser Auftrag automatisch der wichtigste und wir können die Aufträge nicht nach Wichtigkeitsstufen einteilen.
  5. Teilen Sie ihre Mitarbeiter in Teams ein. Planen Sie ihre Aufträge nach den stärken ihrer Teams.

Vereinbaren Sie gemeinsam mit ihren Mitarbeitern Regeln und Abläufe. Halten Sie sich an diese Abläufe.

18 Jul 2019
by Patrick Giese
Planung im Hanwerk

Warum brauchen wir Planung im Handwerk?

Kennen Sie das auch? Sie verbringen vorab viel Zeit mit Planung und hinterher kommt doch gefühlt alles wieder anders? Entweder ist jemand Krank oder ein eingeplanter Auftrag verschiebt sich und kann doch nicht zu dem geplanten Zeitpunkt ausgeführt werden. Fühlen Sie sich da nicht auch manchmal wie im Hamsterrad?

 

Warum planen wir denn dann überhaupt?

Beim Planen befassen wir uns mit zukünftigen Ereignissen. Wir entscheiden vorab unter welchen Bedingungen ein Auftrag am besten abgeschlossen werden kann. Sowohl qualitativ aus Kundensicht als auch wirtschaftlich aus Sicht des Betriebs.

Denken Sie einmal ans Wetter. Nach einem Blick in den Wetterbericht entscheiden wir jedes Mal ob wir Regenkleidung oder einen Schirm mitnehmen oder nicht. Das heißt wir versuchen anhand der bekannten Daten zu planen. Und wer ist nicht froh darüber eine Regenjacke oder einen Schirm dabei zu haben, wenn es dann doch zu regnen anfängt?

Hier wäre es doch auch möglich einfach nur aus dem Fenster zu schauen und loszugehen.
Genauso verhält es sich auch bei geplanten Aufträgen. Wenn die anstehenden Aufträge übersichtlich dargestellt werden kann flexibel auf Ausfälle durch Krankheit oder Verschiebung eingegangen werden und sollte einmal doch keine Alternative möglich sein muss der Termin dann eben verschoben werden, da sonst die Qualität und Wirtschaftlichkeit des Auftrages nicht mehr gewährleistet werden kann.

 

Zuvor geplante Projekte laufen immer besser wie nicht geplante Projekte. Die Kunden werden bei geplanten Projekten immer ein besseres Endergebnis erhalten, da genau die richtigen Mitarbeiter eingesetzt wurden. Durch den Einsatz der richtigen Mitarbeiter wird auch noch ein besseres wirtschaftliches Ergebnis erzielt.

 

Außerdem können wir unseren Kunden durch Planung vorab einen Ausführungstermin nennen. Sobald ein Auftrag eingeplant ist, ruht der Auftrag und wir haben in unserem Kopf Platz für andere Dinge.

 

Ein Beispiel hierzu aus dem Alltag eines Handwerkunternehmens

Das gesamte Team ist für einen Tag bei einem Kunden eingeplant. Als das Team vor Ort eintrifft ist der Kunde nicht zu Hause und dazu auch nicht erreichbar. Dadurch kann ein ganzer Arbeitstag wegfallen, an dem die Mitarbeiter trotzdem bezahlt werden. Wäre es dann die richtige Alternative einfach nicht voraus zu planen? Die Antwort lautet: Nein! Kein Unternehmen läuft von allein, sei es noch so erfolgreich. Es bedarf an Möglichkeiten, die Planung flexibel zu gestalten, denn ein Plan A ohne Plan B ist kein guter Plan.

 

Fazit

Eine flexible Planung, die es ermöglicht kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren, lohnt sich in jedem Fall. Sie ist sogar essentiell, um mit der Konkurrenz mithalten zu können.

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