Projekte und Aufträge richtig planen

02 Aug 2019
by Patrick Giese
Projekt- und Auftragsplanung

Kennen Sie die 80/20 Regel, auch Paretoprinzip genannt? Es beschreibt, dass 80% des Ergebnisses durch 20% des Aufwandes erreicht werden.
Doch was bedeutet das für unsere Arbeit?

 

Auf unseren Jahresumsatz bezogen bedeutet dies zum Beispiel, dass wir mit 20% unserer Projekte 80 % unseres Jahresumsatzes erzielen. Diese Projekte sind für den Unternehmenserfolg maßgeblich entscheidend, was aber nicht heißen soll, dass wir die anderen 80% der Projekte überhaupt nicht benötigen. Sie sind eben nur nicht so wichtig wie die anderen!

Auf die verbliebenen 80% der Projekte können Sie auch einfach wieder die 80/20 Regel anwenden. Dann bleiben die 20% der Projekte übrig, auf die Sie wirklich verzichten können.

Dazu vielleicht noch ein Beispiel aus unserer handwerklichen Praxis:

Mir fällt da zum Beispiel ein alter, zu lackierender Türrahmen ein. Bei uns im Malerbetrieb werden Türrahmen standardmäßig geschliffen, anschließend werden die größten Schadstellen verspachtelt, die Türe vorlackiert, bei Bedarf noch einmal nachgespachtelt und dann endlackiert.

Der Türrahmen sieht dann für sein Alter bei normaler Betrachtung wieder super aus. Vielleicht gibt es hier und da noch ein paar kleinere Schrammen und die Lackierung hat vereinzelte Staubeinschlüsse, dennoch sieht der Türrahmen zu vorher echt klasse aus.

Wenn wir dieses Ergebnis jetzt aber noch steigern wollen können ganz leicht mehrere Stunden allein in das Schadstellen verspachteln fließen, da bei genauer Betrachtung immer weitere Makel auffallen werden.

Das gleiche gilt beim Lackieren. Um eine staubfreie Lackierung erstellen zu können müsste um jeden Türrahmen eine staubfreie Schutzzone mit Absaugung und gefilterter Zuluft errichtet werden.

Jetzt stellt sich mir die Frage: Wie oft wir unsere Türrahmen später bewusst wahrnehmen?

 

Wie können wir das ganze jetzt auf unsere Auftragsplanung übertragen?

Dazu habe ich einmal die aus meiner Sicht wichtigsten Regeln aufgeschrieben:

  1. Denken Sie auch beim Planen an die 80/20 Regel! Planen Sie wenn möglich nicht genauer als 80%. Wir sind Handwerker und können nicht mehr als 20% unserer Zeit in Planung investieren!
  2. Große Projekte immer zuerst planen. Erfahrungsgemäß bleiben bei der Planung von großen Projekten immer noch kleinere Lücken übrig die dann später noch gefüllt werden können.
  3. Mut zur Lücke. Planen Sie nie alle Mitarbeiter zu 100% aus. Lassen Sie auch noch Platz für Unvorhergesehenes.
  4. Neu erteilte Aufträge erstmal sammeln und dann immer an festen Tagen planen. z.B. einmal die Woche immer Donnerstag vormittags.
    Das führt dazu, dass wir auf alle erteilten Aufträge die 80/20 Regel anwenden können. Wenn wir nur einen Auftrag haben ist dieser Auftrag automatisch der wichtigste und wir können die Aufträge nicht nach Wichtigkeitsstufen einteilen.
  5. Teilen Sie ihre Mitarbeiter in Teams ein. Planen Sie ihre Aufträge nach den stärken ihrer Teams.

Vereinbaren Sie gemeinsam mit ihren Mitarbeitern Regeln und Abläufe. Halten Sie sich an diese Abläufe.

FiliTime - Wir schaffen Übersicht!